居住確認のお伺い

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居住確認のお伺い(きょじゅうかくにんのおうかがい)とは、郵便配達員が初めて見る宛名郵便物を以後配達してよいものかどうか、居住者に問い合わせる際に使う葉書である。郵便配達を希望する場合は回答が必須であり、回答せず無視すると、その後は全ての郵便物が返送となる。

ハガキの宛先は「(日本郵便)○○郵便局」となっており、左上に通信事務郵便(依頼信)と印字されている。

別名「居住確認のお願い」「居住確認のお知らせ」「居住確認ハガキ」「住居確認のお願い」ともいう。

一般的な居住確認ハガキ

「居住確認のお伺い」が届いた理由[編集]

郵便物の配達員は、毎日、配達に出発する前に、郵便局内で椅子に座って、郵便物を一通一通、局独自で作成した「全住民リスト(配達原簿)」と照らし合わせて、宛名の人物がその部屋に住んでいるか(転居していないか、部屋番号間違いでないか)を確認している。普通郵便等の配達は対面配達ではなく郵便受けに配達するので、もし宛名の人物が住んでいるかどうかを配達原簿で確認せずに配達すると、転居者あてを配達してしまう等の誤配となり、個人情報が流出するため、局内での確認作業は毎日何時間もかけて行われている。

しかし、以下の場合は、配達原簿に宛名の人物の名前が載っていないので、その部屋に住んでいるかどうか配達員が確認できないため、「居住確認のお伺い」を使用して居住者に問い合わせることがある。

  • 大昔に住んでいた人宛ての郵便物が郵便局に到着したが、その人が大昔に住んでいたかどうか配達員が知らないので、新たに入居した人なのか、昔住んでいた人なので返送してよいのか、判断が付かないとき。(これが最も多い)
  • 転入したのに、郵便局に「転居届」を予め提出していないとき。(単身者に多い)
  • 転居届は引越の前に提出済みであるが、入居日よりも前に新住所宛てに郵便が送られてきたとき。
  • 彼氏の住所宛てで、彼女宛ての郵便物が送られたとき。(同棲)※通販住所に○○様方を付ければ居住確認は行われない。
  • 自分の住所宛てで、友人宛ての郵便物が送られたとき。(通販の代理受領)※通販住所に○○様方を付ければ居住確認は行われない。
  • ハンドルネーム(偽名)宛ての郵便物が送られたとき。※宛先住所に○○様方を付ければ居住確認は行われない。
  • 部屋番号間違いの郵便物が送られたとき。(同じマンションの別の部屋に住んでいる人の宛名だが、宛先住所は差出人が誤ってあなたの部屋番号を書いた)
  • 過去に「居住確認のお伺い」が届いたのに返事をしなかったとき。


なお、「ゆうパック」「レターパック」「通販のゆうパケット」は大抵が宛先欄に電話番号の記載があるので、配達員が受取人に電話することで居住確認が取れるため、「居住確認のお伺い」は使用されない。(「居住確認のお伺い」を使うと受け取れるのが数日後になってしまい遅すぎるというクレームになる)

また、「書留」「ポストに入らない定形外郵便物」は対面配達なので、留守の場合は不在票を入れておき、再配達時に宛名の人物に心当たりがあるかどうかを対面で確認できるため、「居住確認のお伺い」は使用されない。

そのため、結果として「居住確認のお伺い」の対象となる郵便物は、原則として、郵便受けに入る薄い普通郵便だけである。

投函期限、配達までの日数、急ぎの場合、電話[編集]

「居住確認のお伺い」が届いてから7日間は郵便局で保管しているので、投函期限は7日以内とされているが、実際には居住者が郵便ポストに投函してから郵便局の配達員の机に届くまでに最大4日かかるため、保管期限ギリギリに投函したのでは間に合わず返送されてしまう。従って郵便局に届くまでの日数を考慮すると「お伺い」が届いた日から3日以内に記入して葉書を投函すべきである。切手は不要。

「居住確認のお伺い」を郵便ポストに投函してから配達までは、最短で1日、最大で4日かかる。保管している郵便物は原則として薄い普通郵便なので、回答後に在宅している必要はなく、インターホンも鳴らされずに郵便受けに配達される。投函の4日後の昼になっても届かない場合は郵便局に問い合わせればよい。

「居住確認のお伺い」は不在票ではないので郵便窓口で直接受け取ることは堅く禁止されている。(不在票の場合と違い、該当の郵便物はゆうゆう窓口の近くに保管されておらず、担当配達員だけが知っている場所に保管してあるので、たとえ事前電話されても、窓口では受け取れない)

至急必要な郵便物で、急いでいる場合は、電話で回答することが本来は可能である(コールセンターに電話しても話が通じないので、配達部署に電話を繋いでもらうと話が早いが、電話受付は基本的に9時~17時)。また、保管期限ギリギリの場合も、郵送で回答だと間に合わず返送となるので、まずは電話で回答すべきである。電話で回答された場合でも当日配達はできないので翌日夜までに郵便受けに配達となる。

電話で差出人名を問い合わせても局員は教えられない。受取人に差出人名を教えると、本当は住んでいるのに要らない郵便なら返事をしない恐れが高く、居住確認にならないからである。

書き方[編集]

住んでいる旨を回答した場合は、郵便局の「転入届」と同じ効果があるので、配達原簿に名前が「追記」され、保管中の郵便物が配達され、以後は、その住所のその名前宛ては確認なしに全て配達されるようになる。

「居住確認のお伺い」は転送の届け出ではないので、旧住所宛てが旧住所に配達されては困る場合は、別途、インターネットで転居届の提出が必要である。

「居住確認のお伺い」の様式は、以下の通り2種類あり、局により異なる。

居住している/していないの選択欄があるタイプ(新様式)[編集]

このタイプは各郵便局が独自に居住確認ハガキを作成しているので、局ごとに様式に若干の差異があるが、基本的には「居住している」「居住していない」の一方に○を付け、その下に全居住者名を書くという様式が一般的である。

宛名に心当たりが無いので返送してほしい場合[編集]

「居住していない」に○を付け、現居住者名を下の欄に記入し、郵便ポストに投函すればよい。そうすれば、以後は、その宛名の郵便物は確認無しに全て返送となる。

なお、返事をせず無視した場合は、今回保管している郵便物については7日間の保管後に自動的に返送となるが、その後も返事が来るまで配達員が繰り返し確認訪問することもあるので、宛名に心当たりが無い場合でも極力返事はすべきである。

宛名に心当たりがあるので配達してほしい場合[編集]

同棲の場合の記入例
「居住している/居住していない」欄

「居住している」に○を付ける。 郵便配達員はあくまで「その宛名の郵便物を今後配達してほしいか」を尋ねているのであって、実際に住んでいるかどうかを尋ねている訳ではない。従って実際には住んでいなくても「居住している」と回答して全く問題はない。また、同棲や通販の代理受領の場合に「居住している」に○をしたからといって、実家宛ての郵便物が転送されてくる恐れはないし、住民票に影響が出ることも無い。

「届出人氏名」(この欄が無い場合もある)

重要な欄ではない。その部屋に最も多くの郵便物が届くであろう人物の名前を書けばよい。(例えば公共料金の契約者)

「居住者のご氏名」

その部屋に配達してほしい宛名を、世帯主や同居人も含めて、全て記入する。あくまで「配達してほしい宛名」を尋ねているのだから、実際に住んでいるかどうかは関係なしに記入してよい。

また、賃貸物件の場合、葉書の一番下あたりに「これ以外の人はもう住んでいません」と記入すると、前住人宛てが返送されるようになる。この文言を書かないと、前住人が転居届を出さずに転居した場合に、前住人宛ての郵便物が引き続き配達され続ける。

なお、回答した内容がマンション管理会社大家に通知されるようなことは一切無いので、同棲禁止の集合住宅でも心配不要である。

居住している/していないの選択欄が無いタイプ(旧様式)[編集]

このタイプは民営化以前からの古い様式であり、現在は地方の一部の郵便局でしか使用されていない。このタイプは「保管期限は何日までなのか」や「誰宛ての郵便物が到着したのか」さえ配達員が書いていないことがあり、欠陥がある様式である。居住者カードという。

以下の通りに記入して速やかにポストに投函すればよい。

旧様式の記入例
  • 音別:記入しない。
  • 住所:画像のように記入。
  • 表札・郵便受箱・飼犬:廃止となった欄なので記入不要。
  • 世帯主氏名:その部屋の世帯主の氏名を記入。
  • 屋号商号:自営業の場合のみ記入。
  • 家族名:同居の家族がいる場合のみ記入。
  • 同居人氏名:その部屋に配達してほしい名前があればそれを記入する。ハンドルネーム(偽名)で郵便が届く可能性があるならそれもここに記入する。あくまで「配達してほしい名前」を尋ねているのだから、実際に住んでいるかどうかは関係なしに記入してよい。
  • その下の欄:記入しない。

脚注[編集]

外部リンク[編集]